KI ist mittlerweile in fast jedem Unternehmen ein Thema. ChatGPT, Microsoft Copilot und andere KI Lösungen sollen Mitarbeiter entlasten und alltägliche Aufgaben beschleunigen. Gerade Unternehmen, die bereits Microsoft 365 verwenden, stoßen dabei früher oder später auf Microsoft Copilot.
Doch lohnt es sich wirklich, für jeden Mitarbeiter eine zusätzliche Copilot Lizenz zu kaufen? Oder reicht die kostenlose Variante aus?
Wir beschäftigen uns täglich mit Microsoft 365, KI und Automatisierung und schauen uns daher einmal an, für welche Unternehmen Microsoft Copilot wirklich sinnvoll ist.
Was ist Microsoft Copilot überhaupt?
Microsoft Copilot ist der KI Assistent von Microsoft und wird immer stärker in Microsoft 365 integriert. Copilot kann unter anderem in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Microsoft Teams verwendet werden.
Der große Vorteil gegenüber einem normalen KI Chat liegt dabei in der Integration in die bestehende Microsoft Umgebung.
Copilot kann beispielsweise bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- E Mails zusammenfassen
- Antworten auf E Mails vorbereiten
- Word Dokumente erstellen oder zusammenfassen
- Excel Daten analysieren
- PowerPoint Präsentationen erstellen
- Teams Besprechungen zusammenfassen
- Informationen aus Microsoft 365 suchen
- Dokumente und Unternehmensinformationen auswerten
Gerade wenn ein Unternehmen sowieso täglich mit Outlook, Teams, Word und Excel arbeitet, klingt das natürlich interessant. Dabei muss allerdings zwischen Microsoft 365 Copilot Chat und der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot Lizenz unterschieden werden.
Microsoft Copilot Chat ist teilweise bereits enthalten
Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie bereits Zugriff auf Microsoft 365 Copilot Chat haben. Microsoft stellt Copilot Chat für viele berechtigte Microsoft 365 Lizenzen ohne zusätzliche Lizenzkosten zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium.
Damit können Mitarbeiter bereits einen geschützten KI Chat innerhalb der Microsoft Umgebung verwenden. Das ist für viele Unternehmen ein guter Einstieg. Mitarbeiter können beispielsweise Texte formulieren, Informationen zusammenfassen, Ideen sammeln oder allgemeine Fragen stellen. Der entscheidende Unterschied zur kostenpflichtigen Copilot Lizenz liegt allerdings beim Zugriff auf die Unternehmensdaten.
Was bringt die kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot Lizenz?
Mit einer vollständigen Microsoft 365 Copilot Lizenz wird die KI direkt mit den Microsoft 365 Anwendungen und den vorhandenen Unternehmensinformationen verbunden.
Copilot kann dann beispielsweise Informationen aus Outlook, Teams, SharePoint und anderen Microsoft Diensten in seine Antworten einbeziehen.
Ein klassisches Beispiel aus dem Büroalltag:
Ein Mitarbeiter kommt morgens ins Büro und hat 30 neue E Mails.
Anstatt jede E Mail einzeln zu öffnen, kann Copilot wichtige Nachrichten zusammenfassen und bei der Priorisierung unterstützen.
Oder ein Mitarbeiter möchte wissen:
„Was wurde letzte Woche zum Projekt Müller besprochen?“
Copilot kann dann vorhandene Informationen aus E Mails, Besprechungen, Dokumenten und anderen Microsoft 365 Quellen verwenden. Genau hier liegt unserer Meinung nach der eigentliche Mehrwert. Ein normaler KI Chat kennt Ihre internen Daten nicht. Microsoft Copilot kann dagegen innerhalb der vorhandenen Microsoft 365 Umgebung arbeiten.
Muss wirklich jeder Mitarbeiter eine Copilot Lizenz bekommen?
Nein.
Und genau hier sehen wir bei vielen Unternehmen das größte Einsparpotenzial. Ein Mitarbeiter, der hauptsächlich mit einer einzelnen Fachsoftware arbeitet und nur gelegentlich E Mails schreibt, wird wahrscheinlich deutlich weniger von Copilot profitieren als jemand, der jeden Tag mehrere Stunden mit Outlook, Teams, Word und Excel arbeitet. Deshalb sollte man zunächst prüfen, welche Mitarbeiter wirklich von Copilot profitieren. Besonders interessant kann Copilot beispielsweise für folgende Bereiche sein:
Geschäftsführung
Geschäftsführer verbringen häufig viel Zeit mit E Mails, Besprechungen und Dokumenten. Gerade hier kann Copilot beim Zusammenfassen von Informationen und bei der Vorbereitung von Texten helfen.
Vertrieb
Im Vertrieb entstehen täglich viele E Mails, Gesprächsnotizen, Angebote und Kundentermine. Copilot kann hier beispielsweise beim Formulieren von Nachrichten oder bei der Zusammenfassung von Informationen unterstützen.
Verwaltung
Auch in der Verwaltung gibt es viele wiederkehrende Aufgaben mit Word, Excel und Outlook. Hier kann eine sinnvoll eingesetzte KI einiges an Zeit sparen.
Projektleitung
Wer viele Meetings und Projekte gleichzeitig betreut, muss häufig Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Gerade die Verbindung zwischen Teams, Outlook und vorhandenen Dokumenten kann hier interessant werden.
Beispiel: Wann rechnet sich eine Copilot Lizenz?
Nehmen wir einen Mitarbeiter, dessen Copilot Lizenz rund 16 Euro pro Monat kostet.
Angenommen dieser Mitarbeiter hat interne Personalkosten von 40 Euro pro Arbeitsstunde. Dann müsste Copilot rein rechnerisch weniger als eine halbe Stunde Arbeitszeit pro Monat einsparen, damit die Lizenzkosten bereits ausgeglichen sind. Das klingt zunächst einfach. Entscheidend ist aber, ob diese Zeit wirklich eingespart wird.
Wenn Mitarbeiter Copilot nur gelegentlich verwenden, weil die Funktionen nicht bekannt sind oder die Arbeitsabläufe nicht angepasst wurden, bringt die beste KI Lizenz wenig. Die Einführung ist deshalb mindestens genauso wichtig wie die Lizenz selbst.
Einfach Copilot kaufen reicht nicht
Das sehen wir generell bei vielen neuen IT Lösungen. Eine Software wird gekauft, den Mitarbeitern wird eine kurze Information geschickt und anschließend erwartet man automatisch eine Produktivitätssteigerung.
So funktioniert es bei KI meistens nicht. Mitarbeiter müssen zunächst wissen, welche Aufgaben sie überhaupt mit Copilot erledigen können. Ein Unternehmen sollte deshalb vor der Einführung konkrete Anwendungsfälle definieren.
Zum Beispiel:
„Unsere Vertriebsmitarbeiter sollen Copilot für die Vorbereitung und Zusammenfassung von Kundenterminen verwenden.“
Oder:
„Unsere Projektleiter sollen Besprechungen in Teams automatisch zusammenfassen und daraus Aufgaben ableiten.“
Dann kann nach einigen Wochen geprüft werden, ob tatsächlich Zeit eingespart wird.
Welche technischen Voraussetzungen gibt es?
Für Microsoft Copilot benötigt der jeweilige Benutzer eine unterstützte Microsoft 365 Lizenz sowie ein Microsoft Entra ID Konto. Für Funktionen rund um E Mails und Kalender muss das primäre Postfach außerdem in Exchange Online liegen. Microsoft nennt zusätzlich unterstützte Anwendungen, Browser und Netzwerkverbindungen als technische Voraussetzungen. Unternehmen, die bereits vollständig mit Microsoft 365 arbeiten, erfüllen einen großen Teil dieser Voraussetzungen meistens ohnehin. Bei älteren oder gemischten IT Umgebungen sollte die Infrastruktur allerdings vorher geprüft werden.
Ist Microsoft Copilot datenschutztechnisch besser als ein kostenloser KI Chat?
Unternehmen sollten generell vermeiden, dass Mitarbeiter sensible Unternehmensinformationen unkontrolliert in irgendwelche öffentlichen KI Dienste kopieren.
Genau deshalb ist ein zentral bereitgestellter Unternehmenszugang unserer Meinung nach sinnvoll. Microsoft Copilot wird über die vorhandenen Microsoft Konten und die Microsoft 365 Umgebung verwaltet. Dadurch können Unternehmen den Einsatz deutlich besser steuern als bei privaten KI Konten der Mitarbeiter.
Das bedeutet allerdings nicht, dass man Copilot einfach aktivieren und das Thema Datenschutz anschließend vergessen kann. Berechtigungen, Richtlinien und der Umgang mit sensiblen Informationen müssen weiterhin sauber geregelt werden. KI ersetzt kein Berechtigungskonzept.
Unsere Empfehlung: Erst mit wenigen Mitarbeitern testen
Wir würden nicht direkt das komplette Unternehmen mit Copilot Lizenzen ausstatten. Sinnvoller ist ein kleiner Test. Man wählt beispielsweise drei bis fünf Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen aus und definiert konkrete Anwendungsfälle.
Nach einigen Wochen lässt sich relativ schnell erkennen, welche Funktionen wirklich verwendet werden und ob sich die Lizenz im Arbeitsalltag bemerkbar macht. Anschließend können weitere Mitarbeiter Schritt für Schritt ausgestattet werden. So verhindert man, dass monatlich für Lizenzen bezahlt wird, die am Ende kaum jemand verwendet.
Microsoft Copilot und KI Beratung in Ingolstadt
Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen in Ingolstadt und der Region sehen wir großes Potential für KI im Büroalltag. Dabei muss es nicht immer direkt ein großes KI Projekt sein. Oft reichen bereits kleinere Optimierungen mit Microsoft 365, Copilot und bestehenden Unternehmensprozessen aus, um Mitarbeitern viel manuelle Arbeit abzunehmen.
Als IT Dienstleister aus der Region Ingolstadt unterstützen wir Unternehmen bei Microsoft 365, KI und Automatisierung. Dabei schauen wir nicht nur darauf, welche Lizenz technisch möglich ist, sondern vor allem darauf, welche Lösung im Unternehmen tatsächlich Sinn macht. Denn eine KI Lizenz bringt nur dann etwas, wenn diese auch wirklich genutzt wird.
Fazit: Lohnt sich Microsoft Copilot?
Ja, aber nicht automatisch für jeden Mitarbeiter. Wenn Microsoft 365 bereits intensiv genutzt wird, kann Copilot viele alltägliche Aufgaben deutlich vereinfachen. Besonders die Integration in Outlook, Teams, Word, Excel und vorhandene Unternehmensdaten macht die Lösung interessant.
Ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern benötigt deshalb aber nicht automatisch 30 Copilot Lizenzen. Wir empfehlen zunächst die vorhandene Microsoft 365 Umgebung zu prüfen, geeignete Mitarbeiter auszuwählen und konkrete Anwendungsfälle zu testen. Wenn Copilot einem Mitarbeiter jeden Monat nur wenige Stunden Arbeit spart, kann sich die Lizenz sehr schnell rechnen. Wird die Lizenz dagegen einfach nur gekauft und niemand weiß, was damit eigentlich gemacht werden soll, entstehen lediglich zusätzliche monatliche Kosten.
Falls Sie aus Ingolstadt oder der Region kommen und sich nicht sicher sind, ob Microsoft Copilot für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir unterstützen bei Microsoft 365, KI Lösungen und der sinnvollen Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
