Die Drucker funktionieren nicht richtig, Outlook synchronisiert keine E Mails mehr und plötzlich kann sich ein Mitarbeiter nicht mehr am Server oder in MS365 anmelden.
In vielen kleinen Unternehmen kümmert sich anfangs irgendein Mitarbeiter nebenbei um die IT. Meistens ist es die Person, die sich im Büro einfach am besten mit Computern auskennt. Das funktioniert eine gewisse Zeit erstaunlich gut. Doch irgendwann wächst das Unternehmen, es kommen mehr Mitarbeiter, neue Arbeitsplätze, Microsoft 365, Cloud Dienste und verschiedene Programme dazu. Spätestens dann stellt sich die Frage:
Ab wann lohnt sich eigentlich ein externer IT Dienstleister?
Was macht ein externer IT Dienstleister überhaupt?
Ein IT Dienstleister übernimmt je nach Unternehmen unterschiedliche Aufgaben rund um die IT Infrastruktur. Das kann bei der Einrichtung eines einzelnen Computers anfangen und bis zur vollständigen Betreuung der Unternehmens IT reichen.
Typische Aufgaben sind beispielsweise:
- Einrichtung neuer Arbeitsplätze
- Betreuung von Computern und Notebooks
- Einrichtung und Verwaltung von Microsoft 365
- Verwaltung von Benutzerkonten
- Betreuung von Servern
- Einrichtung von Netzwerken und WLAN
- Datensicherung
- IT Sicherheit
- Einrichtung von Firewalls
- Fehlerbehebung
- Fernwartung
- Beratung bei neuen Softwarelösungen
- Beschaffung und Einrichtung neuer Hardware
Das Ziel ist dabei nicht nur, Probleme zu beheben. Eine gute IT Betreuung sorgt dafür, dass viele Probleme gar nicht erst entstehen.
Der Klassiker: Ein Mitarbeiter macht die IT nebenbei
Gerade bei kleineren Unternehmen sehen wir häufig dieselbe Situation. Ein Mitarbeiter kennt sich etwas besser mit Computern aus und übernimmt deshalb automatisch die IT. Der Kollege richtet neue Computer ein, verbindet Drucker, erstellt Benutzerkonten und wird bei jedem technischen Problem gerufen. Bei drei oder vier Mitarbeitern kann das durchaus funktionieren. Das Problem entsteht meistens mit dem Wachstum.
Plötzlich gibt es zehn oder zwanzig Mitarbeiter. Jeder verwendet mehrere Programme, E Mails laufen über Microsoft 365, Dateien befinden sich in SharePoint oder auf einem Server und Mitarbeiter arbeiten teilweise von zu Hause. Aus der kleinen Aufgabe nebenbei wird langsam eine eigene Verantwortung. Und genau hier sollte man sich überlegen, ob diese Aufgabe wirklich noch intern erledigt werden sollte.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein IT Dienstleister?
Eine feste Mitarbeiterzahl gibt es unserer Meinung nach nicht. Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern kann bereits eine relativ komplexe IT Infrastruktur besitzen. Ein anderes Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitern verwendet vielleicht nur wenige Computer und eine einzelne Software.
Trotzdem sehen wir häufig, dass externe IT Betreuung ungefähr ab fünf bis zehn Computerarbeitsplätzen interessant wird. Nicht unbedingt, weil jeden Tag Probleme auftreten. Sondern weil die Abhängigkeit von der IT immer größer wird. Wenn bei fünf Mitarbeitern für eine Stunde das Internet ausfällt, ist das unangenehm. Wenn bei dreißig Mitarbeitern für mehrere Stunden wichtige Systeme nicht funktionieren, sieht die Situation schon anders aus.
Zeichen dafür, dass sich externe IT Betreuung lohnt
Es gibt einige relativ eindeutige Hinweise darauf, dass die IT nicht mehr nur nebenbei betreut werden sollte.
Mitarbeiter verlieren regelmäßig Zeit wegen IT Problemen
Ein Computer startet nicht. Ein Drucker funktioniert nicht. Ein Mitarbeiter kann sich nicht anmelden. Outlook funktioniert nicht richtig. Jedes einzelne Problem klingt zunächst relativ klein. Wenn aber jede Woche mehrere Mitarbeiter Arbeitszeit verlieren, entstehen schnell höhere Kosten als durch eine professionelle IT Betreuung. Dabei wird häufig nur die Zeit des betroffenen Mitarbeiters betrachtet. Oft sind allerdings mehrere Personen beteiligt. Ein Mitarbeiter hat ein Problem und fragt zunächst seinen Kollegen. Dieser versucht es zehn Minuten zu lösen. Danach wird ein anderer Mitarbeiter gefragt. Am Ende haben drei Personen Zeit verloren und das Problem besteht immer noch.
Niemand weiß genau, wo welche Zugangsdaten liegen
Auch das ist ein Klassiker. Das Passwort für die Firewall kennt nur ein ehemaliger Mitarbeiter. Die Zugangsdaten für den Internetanschluss liegen irgendwo in einem Ordner. Beim Microsoft Konto weiß niemand genau, wer eigentlich Administrator ist. Solange alles funktioniert, fällt das kaum auf. Sobald allerdings ein Problem entsteht, beginnt die Suche. Eine professionelle IT Betreuung dokumentiert deshalb wichtige Systeme, Zugangsmöglichkeiten und Konfigurationen strukturiert. Natürlich bedeutet das nicht, dass Passwörter einfach in einer Excel Datei gespeichert werden sollten. Für sensible Zugangsdaten gibt es entsprechende Passwortmanager und Dokumentationssysteme.
Backups sind vorhanden, aber niemand prüft sie
Wir hören häufig den Satz:
„Wir haben ein Backup.“
Unsere nächste Frage ist dann meistens:
„Wurde schon einmal getestet, ob es sich wiederherstellen lässt?“
Ein Backup bringt wenig, wenn es seit Monaten nicht mehr funktioniert. Datensicherung gehört deshalb zu den wichtigsten Aufgaben einer professionellen IT Betreuung. Dabei sollte nicht nur geprüft werden, ob ein Backup theoretisch vorhanden ist. Es muss regelmäßig kontrolliert werden, ob die Sicherung erfolgreich durchgeführt wurde und ob sich die Daten auch wiederherstellen lassen.
IT Sicherheit wird immer wichtiger
Je stärker Unternehmen digital arbeiten, desto wichtiger wird auch die IT Sicherheit. E Mail Konten, Kundendaten, Dateien, Buchhaltung und teilweise komplette Geschäftsprozesse befinden sich heute auf digitalen Systemen. Ein erfolgreicher Cyberangriff kann deshalb schnell große Auswirkungen haben.
Ein IT Dienstleister kann unter anderem dabei unterstützen:
- Mehrfaktor Authentifizierung einzurichten
- Sicherheitsrichtlinien umzusetzen
- Geräte aktuell zu halten
- Firewalls zu konfigurieren
- Benutzerrechte zu überprüfen
- Backups einzurichten
- verdächtige Aktivitäten zu erkennen
- Mitarbeiter für IT Sicherheit zu sensibilisieren
Das bedeutet natürlich nicht, dass ein Unternehmen anschließend gegen jeden Angriff geschützt ist. Hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. Das Risiko kann allerdings deutlich reduziert werden.
Was kostet externe IT Betreuung?
Die Kosten hängen sehr stark davon ab, welche Leistungen benötigt werden. Ein Unternehmen mit fünf Arbeitsplätzen benötigt eine andere Betreuung als ein Unternehmen mit fünfzig Mitarbeitern, mehreren Standorten und eigener Serverinfrastruktur. Grundsätzlich gibt es verschiedene Modelle.
Bei uns beginnen die Preise ab 89€ / Netto die Stunde.
Abrechnung nach Aufwand
Hier wird der IT Dienstleister nur dann bezahlt, wenn tatsächlich Leistungen erbracht werden. Das kann bei sehr kleinen Unternehmen durchaus sinnvoll sein. Der Nachteil ist allerdings, dass meistens erst reagiert wird, wenn bereits ein Problem vorhanden ist. Daher empfehlen wir ein monatliches Paket um Updates und Tests durchzuführen.
Monatliche IT Betreuung
Bei einer laufenden Betreuung wird eine monatliche Pauschale oder ein festes Betreuungspaket vereinbart. Je nach Vertrag können beispielsweise folgende Leistungen enthalten sein:
- Support
- Fernwartung
- Monitoring
- Updates
- Datensicherung
- Sicherheitslösungen
- Geräteverwaltung
- Microsoft 365 Verwaltung
Der Vorteil ist die bessere Planbarkeit. Außerdem kann die IT dadurch deutlich proaktiver betreut werden.
Muss der IT Dienstleister in der Nähe sein?
Viele IT Probleme können heute über Fernwartung gelöst werden. Deshalb muss nicht für jedes Outlook Problem ein Techniker zum Unternehmen fahren. Trotzdem halten wir einen regionalen Ansprechpartner für sinnvoll. Spätestens wenn ein Netzwerkproblem auftritt, Hardware ausfällt oder neue Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen, ist ein Ansprechpartner aus der Region praktisch.
Gerade für Unternehmen aus Ingolstadt und Umgebung kann deshalb ein regionales IT Systemhaus interessant sein. Ein großer Teil der täglichen Betreuung kann remote durchgeführt werden. Wenn allerdings ein Einsatz vor Ort notwendig ist, sind die Wege trotzdem kurz.
IT Betreuung für Unternehmen in Ingolstadt und Umgebung
Wir betreuen als IT Dienstleister Unternehmen in Ingolstadt und der Region bei ihrer kompletten IT Infrastruktur. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele neue Systeme zu verkaufen. Unser Ziel ist eine IT Umgebung, die zuverlässig funktioniert und zum jeweiligen Unternehmen passt. Dazu gehören unter anderem die Betreuung von Arbeitsplätzen, Netzwerken, Microsoft 365, Cloud Lösungen und IT Sicherheit. Gerade bei kleineren Unternehmen übernehmen wir häufig die Rolle einer externen IT Abteilung. Mitarbeiter haben dadurch einen festen Ansprechpartner für IT Probleme und die Geschäftsführung muss sich nicht selbst um technische Themen kümmern.
Fazit: Ab wann lohnt sich ein externer IT Dienstleister?
Ein externer IT Dienstleister lohnt sich nicht erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße. Entscheidend ist vielmehr, wie wichtig die IT für den täglichen Geschäftsbetrieb geworden ist.
Sobald Mitarbeiter regelmäßig durch technische Probleme ausgebremst werden, niemand einen vollständigen Überblick über die Systeme hat oder wichtige Themen wie Backup und IT Sicherheit liegen bleiben, sollte die Betreuung professioneller organisiert werden.
Bei kleinen Unternehmen kann zunächst eine Unterstützung nach Bedarf ausreichen. Mit zunehmender Anzahl an Mitarbeitern und Arbeitsplätzen wird eine laufende IT Betreuung allerdings immer interessanter.
Denn gute IT Betreuung bedeutet nicht, möglichst schnell zu reagieren, wenn etwas kaputtgeht. Im besten Fall sorgt sie dafür, dass viele Probleme überhaupt nicht erst entstehen.
Wenn Sie ein Unternehmen aus Ingolstadt oder der Region sind und wissen möchten, ob sich eine externe IT Betreuung für Sie lohnt, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir schauen uns Ihre bestehende IT Umgebung an und zeigen Ihnen, welche Betreuung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
